Aspekty wyboru oprogramowania dla firmy

Oferta oprogramowania dla przedsiębiorstw jest obecnie bardzo bogata i różnorodna. Mnogość i zróżnicowanie rozwiązań niejednokrotnie wprowadza w konsternacje i oddala raczej decyzje o zakupie rozwiązania IT. Brak możliwości rzetelnego porównania roziązań niesie za sobą brak przekonania, które rozwiązanie będzie najwłaściwsze dla firmy. Managerowie rezygnują zatem często z nowego wdrożenia lub odsuwają je w czasie, a jednocześnie obserwują rynek w poszukiwaniu opcji, która najlepiej sprawdza się u konkurencji i ewentualnie mogłaby być zaadoptowana w rodzimej firmie. Mechanizm ten często prowadzi do wyboru jednego z bardziej znanych, szeroko reklamowanych na rynku rozwiązań. Oprogramowania "pudełkowe" dzięki swojej uniwersalności mogą być wdrażane masowo w wielu firmach. Dla małych i średnich firm, które nie mają dużych potrzeb w zakresie wspomagania informatycznego oraz takich, które nie mają specyficznych wymagań co do realizowanych procesów czy co do charakterystyki produktów takie rozwiązanie pudełkowe może okazać się w zupełności wystarczające. Systemy takie w zasadzie w standardzie pozwalają zorganizować podstawową wiedzę i zasoby firmy oraz wspomogą najbardzie podstawowe procesy.
Należy mieć jednak świadomość ograniczeń, które niesie wybór standaryzowanych modułów programów. Wszelkiego rodzaju uniwersalne rozwiązania pudełkowe posiadają określoną ilości funkcjonalności, ograniczoną liczbę pól, kolumn, a zatem i cech opisów produktów, a także z góry definiowane schematy procesów. Często już podczas wdrożenia okazuje się iż trzeba dostosować podziały czy opisy produktów do możliwości oprogramowania lub że należy zmienić w firmie schematy realizowanych procesów. Konieczność takiego dostosowywania organizacji do oprogramowania często zamiast redukować, zwiększa liczbę działań. Oprogramowanie może być w takim przypadku przeszkodą w rozwoju przedsiębiorstwa. Ograniczenia, które zmniejszają elastyczność działalności przedsiębiorstwa, utrudniają indywidualne podejście do klienta i zniechęcają do personalizacji usług. 
Z drugiej strony, wdrażanie zaawansowanych algorytmów i rozbudowanych systemów dedykowanych przy małej skali działalności często nie miałyby uzasadnienia ekonomicznego, gdyż projektowanie i implementaja skomplikowanego oprogramowania byłaby bardziej kosztowna niż realizowanie danego procesu ręcznie. Gdy jednak jakiś proces nawet w małej firmie jest pracochłonny i w codzinnej pracy poświęca się na niego sporo czasu, warto skalkulować czy wdrożenie dedykowanego oprogramowaia w tym zakresie nie przyniosłoby oszczędności czasu i materiałów, zwiększenia wydajności oraz poprawy jakości, dzięki których, nakłady ponisione na realizację tego projektu byłyby świetną inwestycją. 
W wyborze rozwiązania kluczowe wydają się zatem: indywidualne potrzeby organizacji oraz perspektywa rozwoju tych potrzeb w przyszłości. Główną zaletą oprogramowania wspomagającego przedsiębiorstwa jest dostarczenie rzetelnej wiedzy dot. stanów surowców, zasobów, zamówień pozwalająca na optymalizację kosztów związanych z ich wykorzystaniem, przyspieszenie realizacji procesów oraz zredukowanie pomyłek i błędów których naprawa może pochłaniać ogromne środki. Wydaje się więc iż stopień dopasowania oprogramowania do charakterystyki przedsiębiorstwa może mieć tu bardzo istotne znaczenie. Dodatkowo zaletą programów personalizowanych jest ich elastyczność na zmiany. Firma która wdraża tego typu rozwiązania jest w stanie poprawić zmienić każdy z elementów systemu jeśli okaże się on nieoptymalny. 

Zatem wbrew powszechnym opiniom znacznie mniejsze ryzyko ponosi się inwestując w oprogramowanie dedykowane do firmy w porównaniu ze standardowym oprogramowaniem liderów rynku gdyż pierwsze rozwiązanie zawsze można dalej modyfikować i dopasowywać do swoich potrzeb natomiast w drugim przypadku będziemy już przez jakiś czas skazani na rozwiązanie nawet jeśli nie spełnia swojej roli.